Het gemeente- en OCMW-bestuur van Hooglede gaat voluit voor e-facturatie.
E-facturatie automatiseert grotendeels het proces van het verwerken van facturen, wat zorgt voor een lagere administratieve last en bijgevolg een aanzienlijke efficiëntiewinst.
Waarom e-facturatie
De invoering van het Koninklijk besluit E-invoicing van 9 maart 2022 verplicht leveranciers om e-facturen te versturen naar Europese, federale, Vlaamse en lokale besturen.
Voor openbare aanbestedingen van meer dan € 3.000 exclusief btw, is e-facturatie verplicht sedert 1 maart 2024.
Wat is e-facturatie?
E-facturatie is het proces van elektronisch verzenden en ontvangen van facturen in een gestructureerd formaat zoals UBL of XLM. Hierdoor kan de factuur door de boekhoudsoftware automatisch geïmporteerd en verwerkt worden, met een minimale manuele input.
Een PDF-factuur die via mail wordt verstuurd is geen e-factuur.
Voor de uitwisseling van e-facturen wordt gebruikt gemaakt van het Peppol-platform. Peppol is een beveiligd Europees netwerk voor het veilig, betrouwbaar en efficiënt uitwisselen van elektronische berichten, zoals facturen.
Hoe maak je een e-factuur op?
Op de website van Vlaanderen vind je uitgebreide info over hoe je aan de slag kan gaan met e-facturatie.
Er zijn heel wat toepassingen ter beschikking om zelf e-facturen op te maken. De meeste toepassingen zijn echter betalend.
Wie enkel aan de overheid factureert kan gratis gebruik maken van Mercurius. Voor de B2B-markt bestaat er Hermes, eveneens gratis. Beide platformen zijn een initiatief van de Belgische overheid om de overgang van papieren facturatie of facturatie via e-mail naar e-facturatie te vergemakkelijken.
Welke informatie bevat een e-factuur minstens?
Een e-factuur bevat minstens volgende info:
- het juiste btw-percentage (bv. medecontractant, kleine onderneming, vrijstelling o.b.v. art.44)
- btw-nummer van de verkoper
- btw- of ondernemingsnummer van één van onze entiteiten
- IBAN-nummer van de verkoper
- omschrijving en datum van de dienst of levering
- bestelbonnummer
Enkele bijkomende richtlijnen:
- Zorg ervoor dat het XML-bestand steeds alle nodige gegevens bevat.
- Stuur per bestelbon een afzonderlijke factuur.
- Verstuur je factuur slechts 1 keer via e-facturatie.
- Stuur de originele pdf-factuur mee als bijlage bij de e-factuur.
- Gelieve geen duplicaat via e-mail of op papier te bezorgen.
Facturatiegegevens
Vermeld bij het factureren steeds het correcte ondernemingsnummer:
- Gemeente Hooglede
Marktplaats 1
8830 Hooglede
Ondernemingsnummer: 0207.490.621 - OCMW Hooglede
Marktplaats 1
8830 Hooglede
Ondernemingsnummer: 0212.220.360