Voor wie
Verenigingen aangesloten bij een erkend adviesorgaan van de gemeente Hooglede kunnen gebruik maken van de uitleendienst.
Procedure
Stap 1:
Aanvragen kan:
- maximum 1 jaar en minimum 10 dagen voor aanvang van de huur.
- Aannemen dat reservaties automatisch door de Dienst Vrije Tijd worden opgenomen, omdat je elk jaar dat weekend de zaal gebruikt, is uit den boze. Er dient een aanvraag te gebeuren.
- Personeelsleden van gemeente en OCMW kunnen 1 maand voor aanvang van de huur een aanvraag indienen.
- De aanvraag dient gericht te worden aan:
Dienst Vrije Tijd Marktplaats 1, 8830 Hooglede | E-mail: trimard@hooglede.be
Stap 2:
Een medewerker van de Dienst Vrije Tijd noteert de aanvraag. De aanvraag zal ter goedkeuring voorgelegd worden aan het College van Burgemeester en Schepenen.
Stap 3:
Na goedkeuring van het College van Burgemeester en Schepenen ontvangt de aanvrager op naam van de vereniging of op naam van de huurder een factuur samen met een bevestigingsbewijs van de Dienst Vrije Tijd. Indien de aanvraag niet wordt goedgekeurd wordt de aanvrager hiervan, samen met de motivatie, schriftelijk op de hoogte gebracht.
OPTIE
Een optie nemen is mogelijk maar vervalt na 1 maand.
Afhandeling
Na de huur wordt het materiaal gecontroleerd door een aangestelde van het Gemeentebestuur. Bij vaststelling van schade zal de huurder een factuur ontvangen die de kosten van de schade dekt.
Bij vaststelling van schade door erkende verenigingen zal de kost aangerekend worden of verrekend worden met de te bekomen subsidie van de gemeente.
Reglement
Huurafspraken
AFHALEN EN/OF OPHALEN
De materialen kunnen geleverd of zelf afgehaald worden.
Bij keuze van levering:
- De technische dienst bezorgd de materialen, tijdens de werkuren van de technische dienst en bij aanvang van de huurperiode, op de aangeduide locaties vermeld op de huurbevestiging.
- Na de huurperiode komen onze diensten de materialen opnieuw ophalen op die locatie.
Bij keuze van ophaling: - De materialen dienen door de huurder zelf opgehaald te worden op de locatie waar de materialen gestockeerd zijn. Op voorhand een afspraak maken wanneer je precies langskomt is géén overbodige luxe!
De materialen dienen in de voorziene karren en rekken geordend te worden zoals deze geleverd werden. Indien dit niet het geval is zal een vergoeding aangerekend worden.
Beschadiging
- Wanneer, voorafgaand het gebruik van de materialen, schade aan de materialen wordt vastgesteld dan dient u die schade per foto aan ons te melden.
- Wanneer, na gebruik van de materialen, schade aan de materialen wordt vastgesteld dan zal die schade aan de huurder worden doorgerekend. Beschadigde materialen dient u NIET in de karren en rekken te ordenen. Deze mogen los bij de andere materialen geplaatst of afgeleverd worden.
- Indien er opmerkingen of beschadigingen worden vastgesteld die te wijten zijn aan de vorige gebruiker dient de huidige gebruiker dit te melden via mail naar dienstvrijetijd@hooglede.be eventueel met foto’s.
Uitzonderingen
Voor specifieke niet in het reglement voorziene gevallen, beslist het College van Burgemeester en Schepenen voor elk geval afzonderlijk.
Meer info
Een overzicht van de materialen die ontleend kunnen worden is te vinden op de webshop.