Om als vereniging binnen het jeugdwerk erkend te worden, moet de vereniging gelijktijdig aan volgende voorwaarden voldoen:
- Een autonoom bestuur hebben met minstens 3 personen, waarvan de meerderheid jonger is dan 30 jaar en binnen het grondgebied van de gemeente wonen.
- Minimum 10 leden hebben tijdens het volledig werkjaar.
- Een feitelijke vereniging (zonder rechtspersoonlijkheid) zijn die een afdeling is van een landelijk erkende jeugdvereniging of een vzw en instelling van openbaar nut te zijn overeenkomstig de wet van 2 mei 2002.
- Voldoen aan jeugdwerk: sociaal-cultureel werk op basis van niet-commerciële doelen voor of door kinderen en jongeren van drie tot en met dertig jaar, in de vrije tijd, onder educatieve begeleiding en ter bevordering van de algemene en integrale ontwikkeling van de kinderen en jongeren die daaraan deelnemen op vrijwillige basis en dat wordt georganiseerd door jongeren, particuliere jeugdverenigingen, gemeentelijke openbare besturen of de Vlaamse Gemeenschapscommissie.
- De zetel en de organisatie van de gewone activiteiten bevindt zich in Hooglede.
- Een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid hebben voor haar leden en een verzekering lichamelijke ongevallen voor verenigingen die door de aard van hun activiteiten een hogere kans op lichamelijke letsels hebben. Verenigingen die een eigen lokaal beheren, hebben daarvoor een brandverzekering.
De vereniging dient zijn aanvraag éénmalig in en houdt de documenten ter inzage goed bij. Zo kan op elk moment de nodige gegevens worden opgevraagd door het college van burgemeester en schepenen. Indien niet aan de voorwaarden wordt voldaan, wordt de erkenning opgeheven of moet de vereniging opnieuw een erkenning aanvragen.
Andere afwijkingen hierop kunnen enkel toegestaan worden door het College van Burgemeester en Schepenen, na eventueel advies van de gemeentelijke jeugdparticipatie