Gemeente Hooglede

Kampsubsidie

INLEIDING

Verenigingen die voldoen aan het erkenningsreglement voor jeugdwerk, kunnen bepaalde subsidie krijgen.

KAMPSUBSIDIE

Voorwaarden:

  • Een gevarieerd spelaanbod zoals sport, spel, tochten, expressie, crea, enz… zijn een duidelijke vereiste. Jeugdvakanties waarvan de inhoud duidelijk zijn afgestemd op een bepaalde discipline (bvb voetbal, volleybal, sport, …) of specialisatie (bvb talen, computer,…) of hoofdzakelijk gewijd aan één thema komen niet in aanmerking voor subsidiëring.
  • De duur van de jeugdvakantie bedraagt minimaal vier nachten, voor- of nawacht niet inbegrepen in de verblijfsduur. De duur kan beperkt worden tot twee dagen wanneer de vereniging kan bewijzen dat het om hun jaarlijks kamp gaat.
  • De vereniging kan meerdere verblijven organiseren tijdens het jaar, maar om administratieve redenen wordt gevraagd de aanvraag voor dezelfde vereniging te centraliseren in één subsidieaanvraag.

Vereiste documenten:

Volgende documenten moeten worden ingediend voor het bekomen van een kampsubsidie:

  • Een kampboekje gericht aan de deelnemers, waarin o.a. volgende gegevens vermeldt staan:
  1. kampleiding
  2. plaats, adres, telefoon en periode van de jeugdvakantie
  3. deelnameprijs
  4. dagelijkse leefregels, dagindeling
  5. meldingen verzekeringen (beschadiging, ziekte, ongeval…)
  6. materiaallijst door de leden mee te nemen
  7. telefonische contactgegevens
  • Huurcontract of verblijfsbewijs ondertekend door de eigenaar of uitbater
  • Lijst van deelnemers en begeleiders
  • Individuele steekkaarten van leiding en deelnemers, met minimale medische en praktische gegevens (bijhouden)
  • Programma – overzicht per leeftijdsgroep
  • (Kopie van) attesten van erkende begeleiders

Subsidieberekening:

De totale toelage bestaat uit drie delen:

1. Deelnemerstoelage

Deze wordt door een puntensysteem als volgt berekend: 

(aantal aanwezige deelnemers) x (aantal werkuren*)

*Werkuren = (aantal dagen) x (8u per dag of 4u per halve dag)

2. Begeleidingstoelage

Deze wordt door een puntensysteem als volgt berekend :
(aantal aanwezige gekwalificeerde begeleiders) x (aantal werkuren*)
*Werkuren = (aantal dagen) x (8u per dag of 4u per halve dag)

3. Vervoerstoelage

Elke jeugdvereniging die een kamp of bivak organiseert ontvangt een forfait van 100 euro als vervoerstoelage.

Het bedrag voor deelnemers- en begeleidingstoelage wordt als volgt berekend:
[(Totaal subsidiebudget) – (vervoerstoelage alle kampdossiers)] / (totaal punten alle kampdossiers) x (totaal aantal behaalde punten per kampdossier)

PROCEDURE EN BETWISTINGEN

De aanvraag tot betoelaging gebeurt via een dropbox waarbij elke jeugdvereniging

zijn dossier kan beheren. De dropbox bevat alle nodige documenten die nodig zijn om de

subsidie te kunnen aanvragen en berekenen.

De procedure tot aanvraag van betoelaging gebeurt als volgt:

  • De documenten tot het bekomen van de subsidie moet max. 30 dagen na het einde van het werkjaar van de jeugdvereniging op de dropbox worden vermeld. De werkjaren worden als volgt genomen:
    • Jeugdbewegingen: 1 september t.e.m. 31 augustus
    • Jeugdhuizen: 1 september t.e.m. 31 augustus
  • De dienst vrije tijd zal bij aanvang van het verwerken van de gegevens op de dropbox de verantwoordelijke van de vereniging op de hoogte stellen.

De uitbetaling van de subsidie gebeurt binnen de 2 maand volgend op het indienen van de
nodige documenten, met als geldig bewijs de ontvangstmelding van de dienst vrije tijd.

Bij betwistingen moet het College van Burgemeester en Schepenen schriftelijk op de hoogte worden gebracht. Het College van Burgmeester en Schepenen zal haar beslissing schriftelijk meedelen aan de desbetreffende vereniging.